Cyfryzacja, wkraczając w coraz nowsze sfery życia, nie omija również szeroko pojętych spraw sądowych. Niestety obowiązujące przepisy wyraźnie nie nadążają za realiami, powodując wiele wątpliwości co do statusu prawnego dokumentów uzyskanych bądź sporządzonych w formie elektronicznej.
Fotokopie akt w świetle procedury cywilnej.
Zgodnie z zasadą jawności postępowania, strony mają prawo do przeglądu akt, otrzymywania odpisów, kopii oraz zapisu dźwiękowego przebiegu postępowania. Rodzi to obecnie uzasadnione pytanie o sposób traktowania skanów i zdjęć, jakimi niewątpliwie są fotokopie akt sprawy cywilnej.
Czy spełniają wymogi pisma procesowego, czy w związku z tym, można pobierać od nich opłatę kancelaryjną oraz, czy sporządzenie, a zatem wejście w posiadanie kopii przez jedną ze stron może mieć wpływ na bieg terminów? Pytania są o tyle poważne, że odpowiedzi mogą mieć znaczący wpływ na przebieg i wynik danego postępowania.
Regulamin urzędowania sądów powszechnych w sposób jednoznaczny przewiduje sporządzanie fotokopii w przepisie mówiącym, iż przeglądanie i utrwalanie obrazu akt może się odbywać w obecności pracownika sądu. Trudno jednak ocenić, czy jest to tożsame z działaniem typu kancelaryjnego, w szczególności, czy ma zastosowanie opłata kancelaryjna, zważywszy, że sąd w przypadku sporządzenia fotokopii akt nie ponosi żadnych kosztów.
Podobne wątpliwości dotyczą skuteczności doręczenia fotokopii, powodującego otwarcie terminu do wniesienia środka zaskarżenia.
Wydaje się, że w przypadku sporządzenia fotokopii akt nie zachodzą przesłanki zawarte w art.132 par.2 k.p.c. mówiącym o wręczeniu pisma, z uwagi na rzeczywisty brak pełnej kontroli zarówno nad jakością, jak i zawartością kopii w odniesieniu do oryginału.
Wgląd do akt KRS.
Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku dokumentów przechowywanych w KRS. Art.10.KRS wyczerpująco stanowi o dostępie do dokumentów. Również i w tym przypadku obowiązuje jawność, z wyjątkiem dłużników niewypłacalnych wykreślonych z rejestru. Zatem, fotokopie akt KRS są dostępne na wniosek zainteresowanych podmiotów. W ten sam sposób można uzyskać odpis KRS zawierający pełne informacje na temat danego przedsiębiorcy. Należy przy tym zaznaczyć, że fotokopie otrzymuje się na skutek odpowiedniego wniosku i są one przygotowane przez pracownika sądu.
Zapytanie o niekaralność.
Tego typu dokument może być wydany na wniosek osoby, której zapytanie dotyczy lub pracodawcy, na podstawie ustawy o KRK. Dokument może mieć formę kopii, jednak w takim przypadku wymagane jest urzędowe potwierdzenie zgodności z oryginałem. Podobnie w przypadku przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, konieczne jest odwzorowanie cyfrowe, a następnie potwierdzenie w postaci kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Należy przy tym dopełnić wszelkich starań, aby tak skopiowane zaświadczenie o niekaralności nie dostało się w niepowołane ręce.
Poświadczenie dokumentu-apostille.
Z założenia formuła apostille ma na celu ułatwienie użytkownikom posługiwania się dokumentami urzędowymi poza granicami państwa. W związku z często występującą koniecznością okazywania wzmiankowanych dokumentów w stosownych urzędach przy wymaganej formie papierowej nie jest praktykowane kopiowanie elektroniczne, jako niepraktyczne. Poświadczenia dokonuje się poprzez złożenie pieczęci określonej odrębnymi przepisami na dokumencie. Trudno zatem wyobrazić sobie pieczętowanie kopii elektronicznej, natomiast fotokopia poświadczonego wcześniej dokumentu z racji możliwości fałszerstwa może budzić wątpliwości, w tym apostille KRS.
Biorąc powyższe pod uwagę oraz znając przewlekłość krajowych procesów legislacyjnych, należy uzbroić się w cierpliwość w oczekiwaniu na pełną zgodność przepisów ze stanem faktycznym, zachowując dużą ostrożność przy podejmowaniu działań prawnych na podstawie własnoręcznie sporządzonych fotokopii.
